○仙南地域広域行政事務組合文書事務取扱規程
平成八年七月二十五日
訓令甲第二号
仙南地域広域行政事務組合文書事務取扱規程(昭和五十年訓令甲第二号)の全部を改正する。
第一章 総則
(趣旨)
第一条 仙南地域広域行政事務組合(以下「組合」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
一 文書 組合において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
二 課 次に掲げる所属所をいう。
イ 仙南地域広域行政事務組合課設置条例(昭和五十三年条例第二号)に規定する課
ロ 仙南地域広域行政事務組合行政組織規則(昭和四十七年規則第一号)に規定する会計課
ハ 仙南地域広域行政事務組合衛生処理施設の設置及び管理に関する条例(平成二十一年条例第一号)に規定する衛生センター、仙南リサイクルセンター及び仙南最終処分場
ニ 仙南地域広域行政事務組合消防本部の組織に関する規則(昭和五十三年規則第一号)に規定する消防本部の課
三 課長等 前号に規定する所属所の長をいう。
四 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。
五 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主務課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。
六 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
(文書取扱いの原則)
第三条 文書はすべて、正確、迅速、丁寧に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(主務課長の責務)
第四条 主務課の課長等(以下「主務課長」という。)は、常にその所管に係る文書の取扱いが前条に規定する原則に従って行われるよう努めなければならない。
(文書管理の簿冊等)
第五条 文書の管理に要する簿冊等は、次の各号に掲げるとおりとする。
一 総務課に備える簿冊等
イ 親展文書収受簿(第一号様式)
ロ 書留文書収受簿(第二号様式)
ハ 電報収受簿(第三号様式)
ニ 金品受領簿(第四号様式)
二 各課に備える簿冊等
イ 文書収発簿(第五号様式)
ロ 親展文書収発簿(第六号様式)
ハ 郵便切手受払簿(第七号様式)
(文書の記号及び番号)
第六条 文書には、文書記号及び文書番号を記載しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書についてはこの限りでない。
一 外部者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
二 証明に関する文書
三 軽易な文書
四 内部者からの文書及び内部者に対する文書
五 請求書
六 電報
七 文書記号及び文書番号を記載しないように様式が定められている文書
八 法令の規定によって文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書
九 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号を記載する必要がないと主務課長が認めた文書
3 第一項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、会計年度ごとの一連番号により付すものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号を付すものとする。
(条例等の記号及び番号)
第七条 条例、規則、告示、訓令及び指令には、その種類ごとに記号及び番号を付すものとする。
2 前項の記号は、それぞれ「条例」、「規則」、「告示」、「訓令」及び「指令」とする。
3 第一項の番号は、暦年による一連番号により付すものとする。
第二章 文書の収受及び配付
(本庁に到達した文書)
第八条 本庁に到達した文書(課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領するものとし、次の各号に掲げるところにより処理する。
一 理事会、理事長、助役又は組合あての文書を開封すること。ただし、親展(秘)文書、現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品は、この限りでない。
二 電報を受領したときは、電報収受簿に必要事項を記載するとともに、封皮にその受領時刻を記載すること。
三 図書及び印刷物(新聞を除く。)を受領したときは、表紙余白に収受印(第八号様式)を押すこと。
2 前項により受領した文書は、すみやかに主務課長に配付しなければならない。
3 二以上の課に関連する文書は、総務課長がその主務課を決定して、当該課に配付するものとする。
一 理事会、理事長又は助役あての親展(秘)文書
二 書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書
三 訴訟、審査請求その他到達の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書
2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として収受手続を行わなければならない。
(主務課における文書の取扱い)
第十条 主務課の収受担当者は、配付を受けた文書、当該課に直接到達した文書及び職員が会議等で直接受領した文書の余白に収受印を押し、文書収発簿に必要な事項を記載しなければならない。ただし、第六条第一項各号に掲げる文書については、文書収発簿の作成を省略することができる。
2 前項の規定により作成した文書収発簿については、主務課において保管し、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 第八条第三項の規定による文書の配付を受けた課の課長等は、その写しを他の関係課長等に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。
4 総務課から誤って文書の配付を受けた課の課長等は、総務課に対し当該文書を返付しなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第十一条 本庁に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他主務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って収受することができる。
(収受すべきでない文書)
第十二条 本庁に到達した文書で収受すべきでないものについては、主務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(電話等による業務連絡の処理)
第十三条 電話、口頭による業務連絡を受けた場合は、速やかに電話(口頭)受付票(第九号様式)に所要事項を記入し、その受付者が認め印を押印し、主務課に回付する。
(閉庁日及び勤務時間外に到達した文書の収受及び配付)
第十四条 閉庁日及び勤務時間外に到達した文書の収受及び配付については、別に定めるところによる。
第三章 文書の処理
(課長等の指示)
第十五条 課長等は、文書を受理したときは、担当係長に処理方針を示し、次の各号に掲げる事項を指示して処理させなければならない。
一 決裁区分
二 供覧の要、不要
三 回答の要、不要
四 処理期日
五 合議先又は供覧先
六 参考資料の要、不要
七 前各号に掲げるもののほか、処理に必要な事項
2 担当係長は、前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか、課長等の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし、当該文書を起案担当者に回付しなければならない。
一 定期的に報告するもの 報告簿を用いる。
二 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のもの 当該文書の余白を利用する。
2 起案文書の作成にあたっては、仙南地域広域行政事務組合公文規程(昭和五十年訓令甲第一号)によるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
一 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
二 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書分類記号及び保存年限等を記載すること。
三 起案文書は、原則として左とじとし、こより等で丁寧にとじること。
3 前項第一号の規定にかかわらず、同一文例(以下「例文」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について理事会の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該例文は、記載しないものとする。
一 個人、団体からの申請に基づいて行う許認可等の処分に係る文書 原則として十日以内
二 国、県等関係機関からの照会等で回答又は報告期限のある文書 当該回答又は報告期限
2 特別の事情により前項の期間内に処理しがたい場合において、当該期間を著しく超えるときは、その旨及び理由をあらかじめ申請者等に連絡しなければならない。
(起案文書の訂正)
第十八条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。
(起案文書の持ち回り等)
第十九条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。
3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。
(合議)
第二十条 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長等に合議しなければならない。
2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合協議がととのわないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
3 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議した課長等にその旨を通知しなければならない。
一 条例案、規則案、告示案及び訓令案
二 議案
三 法令及び組合法規の解釈に関する事案
四 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
五 行政上及び民事上の訴訟に関する事案
六 指令案
七 往復文案で重要又は異例に属するもの
八 賞状案、表彰状案及び感謝状案
(秘密文書の表示)
第二十二条 秘密文書には、「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。
(決裁年月日の記載)
第二十三条 決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。
(処理中文書の処理促進)
第二十四条 主務課長は、随時、処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進を図らなければならない。
(処理中文書の整理)
第二十五条 主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。
第四章 文書の浄書及び発送
(浄書及び校合)
第二十六条 決裁文書の浄書は、主務課において行う。
2 決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。
3 決裁文書で浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。
4 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押印しなければならない。
5 浄書文書は、当該決裁文書と校合のうえ、当該決裁文書の所定欄に校合した者の認め印を押印しなければならない。
(文書の施行者名)
第二十七条 文書の施行者名は、原則として理事長名とする。ただし、法令に別段の定めがある場合及び文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は組合名を用いることができる。
2 庁内文書は、前項本文の規定にかかわらず、施行文書の軽重により決裁権限を有する者の名で施行することができる。この場合、職名のみを用い、氏名は省略することができる。
(公印の押印)
第二十八条 文書を施行する際には、仙南地域広域行政事務組合の公印に関する規程(昭和四十七年訓令甲第五号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。
一 軽易な文書
二 庁内文書
三 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
四 祝辞、弔辞、その他これに類する文書
3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。
(文書の発送手続き)
第二十九条 郵送する文書は、主務課長において、宛て名を記入した封筒に入れ、親展、書留、速達、その他特別の取扱いをする文書は、封筒にその旨を表示するものとする。
(文書の発送)
第三十条 文書の発送は、原則として総務課において行う。ただし、主務課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主務課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主務課において発送するものとする。
2 郵送する文書は、原則として料金後納の方法による。この場合において、主務課長は、料金別後納郵便物差出依頼票(第十一号様式)に必要な事項を記入し、総務課に提出するものとする。
4 第二項の規定によりがたい場合は、郵便切手を使用するものとし、郵便切手受払簿に記入するものとする。
第五章 文書の整理、保管及び保存
(文書の整理)
第三十一条 文書は、未完結文書又は完結文書に区分して、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。
2 重要な文書は、災害に際し、いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。
(文書の持ち出し等の禁止)
第三十二条 文書は、主務課長の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。
(文書の編集及び製本)
第三十三条 完結文書は、次の各号に掲げるところにより編集及び製本しなければならない。
一 編集は、会計年度により区分すること。ただし、条例、規則、規程形式を用いる訓令及び告示の原本並びに会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。
二 編集は、二年又は二年度以上にわたる分を一冊にすることができる。この場合において、区分紙をはさむ等年又は年度の区分を明らかにすること。
三 一冊の厚さはおおむね十センチメートルを限度とし、一冊に編集しがたいときは、枝番を付して分冊すること。
(文書の保存年限)
第三十四条 文書の保存年限は、別表第二(以下「文書分類表」という。)に定めるところによる。ただし、文書分類表に保存年限の定めのない文書の保存年限は、当該文書の内容等を考慮して、総務課長又は消防長に協議のうえ主務課長が定める。
2 前項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、その完結した日の属する年の翌年の初日から起算するものとする。
(文書の保管)
第三十五条 完結文書は、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで主務課長において文書分類表の定める分類記号(以下「文書分類記号」という。)別に整理し、一定の箇所に集め、保管しなければならない。
一 原則として事案の処理が完結した日の属する会計年度ごとに、文書分類記号別に、事案の処理の完結の順序に従い取りまとめること。
二 前号の規定により取りまとめた完結文書は、文書整理ケースに入れること。
三 前号の規定にかかわらず、調査書類、図面等で整理ケースに入れることが困難なものは、適宜編てつして整理すること。
(保存文書の閲覧等)
第三十七条 完結文書は、主務課長の承認を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。
3 第一項の規定により持ち出した完結文書は、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
(書庫の管理)
第三十八条 書庫は、主務課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
一 常に清掃し、整理しておくこと。
二 火災及び盗難の予防に努めること。
三 湿気、虫害等の予防に努めること。
(文書の廃棄)
第三十九条 完結文書の保存年限が満了したときは、主務課長において廃棄するものとする。
2 保存期間が満了しない文書であっても、主務課長において、保存の必要がないと認めたものは、総務課長又は消防長の承認を得て、これを廃棄することができる。
(廃棄文書の処理)
第四十条 前条の規定により文書を廃棄する場合は、当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、焼却その他適切な措置を講じなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成八年八月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に改正前の仙南地域広域行政事務組合文書事務取扱規程(昭和五十年訓令甲第二号。以下「改正前の訓令」という。)の規定に基づいて、既に保存年限の設定されている文書は、この訓令による改正後の仙南地域広域行政事務組合文書事務取扱規程(以下「改正後の訓令」という。)の規定により保存年限が設定されているものとみなす。
3 改正前の訓令の規定により調製した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。
附則(平成九年訓令甲第二号)
この訓令は、平成十年一月一日から施行する。
附則(平成一〇年訓令甲第二号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成十年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、現に改正前の第六条の規定に基づいて付された文書記号及び文書番号は、当該事業の処理が完了するまでは、同一文書記号及び文書番号を付すものとする。
附則(平成一一年訓令甲第二号)
この訓令は、平成十一年八月一日から施行する。
附則(平成一四年訓令甲第四号)
この訓令は、平成十四年八月一日から施行する。
附則(平成一六年訓令甲第四号)
この訓令は、平成十六年四月一日から施行する。
附則(平成一七年訓令甲第二号)
この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。
附則(平成一八年訓令甲第三号)
この訓令は、平成十八年四月一日から施行する。
附則(平成一九年訓令甲第二号)
この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。
附則(平成一九年訓令甲第一一号)
この訓令は、平成十九年四月一日から適用する。
附則(平成二一年訓令甲第一号)
この訓令は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二六年訓令甲第二号)
この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。
附則(平成二八年訓令甲第一号)
この訓令は、行政不服審査法(平成二十六年法律第六十八号)の施行の日(平成二十八年四月一日)から施行する。
附則(平成二九年訓令甲第一号)
この訓令は、平成二十九年四月一日から施行する。
附則(平成三〇年訓令甲第二号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和元年訓令甲第一号)
(施行期日等)
1 この訓令は、公布の日から施行し、改正後の仙南地域広域行政事務組合公文規程、仙南地域広域行政事務組合請負工事監督規程及び仙南地域広域行政事務組合文書事務取扱規程の規定は、令和元年五月一日から適用する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前にされた手続及びその他の行為は、改正後の訓令によりされた手続及びその他の行為とみなす。
3 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の様式で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。
別表第一(第六条関係)
課 | 親展文書 | 普通文書 |
総務課 | 仙広総親第 号 | 仙広総第 号 |
企画財政課 | 仙広企親第 号 | 仙広企第 号 |
滞納整理課 | 仙広滞親第 号 | 仙広滞第 号 |
介護保険課 | 仙広介親第 号 | 仙広介第 号 |
業務課 | 仙広業親第 号 | 仙広業第 号 |
会計課 | 仙広会親第 号 | 仙広会第 号 |
角田衛生センター | 仙広角衛親第 号 | 仙広角衛第 号 |
柴田衛生センター | 仙広柴衛親第 号 | 仙広柴衛第 号 |
仙南クリーンセンター | 仙広ク親第 号 | 仙広ク第 号 |
仙南リサイクルセンター | 仙広リ親第 号 | 仙広リ第 号 |
仙南最終処分場 | 仙広最親第 号 | 仙広最第 号 |
消防本部管理課 | 仙広本管親第 号 | 仙広本管第 号 |
消防本部予防課 | 仙広本予親第 号 | 仙広本予第 号 |
消防本部警防課 | 仙広本警親第 号 | 仙広本警第 号 |
消防本部指令課 | 仙広本指親第 号 | 仙広本指第 号 |
白石消防署 | 仙広白消親第 号 | 仙広白消第 号 |
角田消防署 | 仙広角消親第 号 | 仙広角消第 号 |
大河原消防署 | 仙広大消親第 号 | 仙広大消第 号 |
柴田消防署 | 仙広柴消親第 号 | 仙広柴消第 号 |
別表第二(第三十四条関係)
1 第一種 永年保存文書
一 条例、規則、規程の制定又は改廃に関するもの
二 告示、内規、通達等で重要なもの
三 組合史の資料となるもの
四 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの
五 公用、公共施設の設計、管理運営基準等で重要なもの
六 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
七 議会への提出議案、報告など重要なもの
八 諮問、答申、報告、届出、復命又は調査で特に重要なもの
九 許可、認可、指令又は契約、規約等で重要なもの
十 裁決、裁定又は訴願、訴訟に関するもの
十一 各種統計、年報等で重要なもの
十二 表彰に関するもので重要なもの
十三 理事会が決定した事項で重要なもの
十四 職員の進退、身分又は賞罰に関するもの
十五 各種委員会審議会等の委員、参与等の任免に関するもの
十六 各種委員会、審議会等の議事録その他重要な資料
十七 予算、決算又は出納に関するもので特に重要なもの
十八 財産の収得、管理及び処分に関するもので重要なもの
十九 事務引継に関する重要なもの
二十 前各号のほか、永年保存を必要とするもの
2 第二種 十年保存文書
一 告示、内規、通達等で永年保存の必要がないもの
二 原簿、台帳等で永年保存の必要がないもの
三 報告届出、復命又は調査で重要なもの
四 許可、認可、指令、又は契約、規約等で永年保存の必要がないもの
五 建議、陳情等に関する重要なもの
六 職員の給与に関するもの
七 表彰に関するもので永年保存の必要がないもの
八 予算決算又は出納に関するもので永年保存の必要がないもの
九 前各号のほか、十年保存を必要とするもの
3 第三種 五年保存文書
一 報告、届出、復命又は調査で重要でないもの
二 建議、陳情等で重要でないもの
三 分担金及び負担金に関するもの
四 公用、公共用施設の設計施行に関するもの
五 各種行政施策の施行に関するもので重要なもの
六 職員の諸願出で重要なもの
七 文書、電報、書留、使送等の各種帳簿
八 各種日誌
九 予算の令達及び執行に関するもの
十 前各号のほか五年保存を必要とするもの
4 第四種 一年保存文書
一 定例的な業務報告に関するもの
二 軽易な事件で一時の処理に属する文書
三 職員の諸願届で軽易なもの
四 前各号のほか一ケ年を超えて保存の必要がないもの
