組合の個人情報保護制度について
組合が保有する個人情報の保護に関する制度は、令和5年4月1日以降、これまでの仙南地域広域行政事務組合個人情報保護条例によるところから、個人情報の保護に関する法律（以下「法」といいます。）に基づく全国統一のルールによって実施されることとなりました。
個人情報の開示・訂正・利用停止請求について
それぞれの請求様式（WORD・PDF）は、様式一覧ページの総務課内に掲載しています。
概要
組合が保有する個人情報の本人は、法に基づき、実施機関に対し、開示、訂正又は利用停止の請求ができます。
実施機関
仙南地域広域行政事務組合 理事会、監査委員、教育委員会及び消防の各事務部局
（議会の保有個人情報は、議会が別途定めた条例により保護されています。）
個人情報ファイル簿
個人情報ファイル簿とは
保有する個人情報を含む情報の集合体であって、一定の事務の目的を達成するため、次のファイルを取りまとめた帳簿で、令和5年4月1日の法改正に伴い、作成・公表が義務付けられました。
- 特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの（電子計算機処理に係る個人情報ファイル）
- 一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの（マニュアル（手作業）処理に係る個人情報ファイル）
組合が保有する個人情報ファイル簿
組合では、保有する個人情報ファイルに記録されている個人の数が1,000人以上などの法令で公表義務を有するものについて公表しています。
| 保有所属 | ファイル簿の名称 |
| 滞納整理課 | 滞納管理システム【PDF／172KB】 |
| 介護保険課 | 介護認定審査会資料作成支援システム【PDF／172KB】 |
| 市町村審査会資料作成支援システム【PDF／172KB】 | |
| 業務課 | 斎苑Ｗｅｂ予約システム【PDF／172KB】 |
| 斎苑使用許可申請書【PDF／172KB】 | |
| 仙南クリーンセンター | ごみ搬入者Ｗｅｂ予約システム【PDF／172KB】 |
| 仙南リサイクルセンター | ごみ搬入者Ｗｅｂ予約システム【PDF／172KB】 |
| 仙南芸術文化センター（えずこホール） | 会員管理システム【PDF／172KB】 |
| 消防本部予防課 | 消防情報支援システム（防火対象物管理、危険物施設管理、防火防災管理講習会管理）【PDF／172KB】 |
| 消防本部警防課 | 消防情報支援システム（火災事案管理、救助事案管理）【PDF／172KB】 |
| 消防情報支援システム（救急事案管理）【PDF／172KB】 | |
| 消防本部指令課 | 指令台データ（世帯情報）【PDF／172KB】 |
| 指令台データ（119番通報に関する情報）【PDF／172KB】 | |
| 白石消防署、 角田消防署、 柴田消防署、 大河原消防署 |
火災調査報告書【PDF／173KB】 |
| 普通救命講習受講修了証交付簿【PDF／172KB】 |
個人情報開示請求
開示請求ができる方
・個人情報の本人
・未成年者又は成年被後見人の法定代理人
・本人の委任による代理人（以下「任意代理人」といいます。）
請求できる個人情報
実施機関が保有する行政文書等（実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、組織的に用いるものとして、実施機関が保有しているもの）に記録されている個人情報
個人情報窓口
個人情報を保有している所属の窓口に直接お問い合わせください。
開示請求の方法
窓口又は郵送で請求することができます。
※ 窓口で請求される場合は、請求方法の案内を受けながら請求書を作成いただけます。
※ メール、ファクシミリでの請求は受け付けられません。
※ 請求時の手数料は、無料です。
窓口での請求
個人情報を保有している所属の窓口で、保有個人情報開示請求書に必要事項を記入していただきます。
【注意】
本人確認書類（下記をご確認ください。法定代理人又は任意代理人の場合は、それを証明する書類も併せて必要です。）を確認しますので、ご持参いただきますようお願いいたします。
郵送での請求
保有個人情報開示請求書に必要事項を記入し、本人確認書類と住民票の写し（いずれも30日以内に作成されたものに限ります。）を同封して、次の宛先まで送付してください。
総務課において開封し請求書の宛先を確認後、窓口となる所属に送付します。
郵便番号：989-1264
住所：宮城県柴田郡大河原町新青川1番地1
送付先：仙南地域広域行政事務組合 総務課あて
【注意】
「住民票の写し」は、コピーでは受け付けられませんので、公務所の発行した原本を提出してください。
本人確認書類のコピーを提出する場合は、氏名、住所、有効期限の定めのあるものはその有効期限が記載された箇所が確認できるよう、必要に応じて複数面のコピーを提出してください。
個人番号カードや保険証のコピーを提出する場合は、個人番号、各種健康保険証の被保険者等記号・番号、保険者番号及び二次元バーコード（ある場合）、健康保険証裏面の臓器提供の意思表示欄は、お手数ですがマスキングや黒塗りしてください。
ご提出いただいた書類は、原則として返却しませんのでご注意ください。
個人情報開示請求書が窓口に到着後、確認のため受付した窓口から電話等で連絡しますので、ご協力をお願いします。
本人確認書類
提示又は提出いただく本人確認書類は次のとおりです。
顔写真がはられている書類であれば1点のみで受付可能です。顔写真のはられていない書類の場合には、複数の書類が必要となります。不明点は窓口へご相談ください。
★マークの証明書や謄本、抄本は、公務所の発行した原本を提出してください。
(1) 開示請求者が本人であるとき
次の書類
・運転免許証
・各種健康保険の被保険者証
・個人番号カード（通知カードは不可）
・在留カード
・特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書
・その他本人であることを確認し得る書類
(2) 開示請求者が法定代理人（法人の場合を除く）であるとき
法定代理人に係る上記(1)に掲げる書類に加え、次に掲げる書類（30日以内に作成されたものに限ります。）
・戸籍謄本又は抄本（親権者の場合）★
・家庭裁判所の証明書★
・登記事項証明書（成年後見人の場合）★
・その他法定代理人であることを確認し得る書類
(3) 開示請求者が法定代理人（法人の場合）であるとき
(ア) 窓口に来る方に係る上記(1)に掲げる書類
(イ) 法定代理人の資格を証明する上記(2)に掲げる書類
(ウ) 窓口に来る方が当該法人を代表していることを確認し得る書類
（窓口に来る方が当該法人の代表者であるときは、それを証明する書類（法人の登記事項証明書等）。
代表者以外であるときは、当該法人の代表者から当該窓口に来る方に当該請求に関する手続について具体的に委任されている事実を証明する書類（法人の代表者印が押印されている委任状及び当該代表者印に係る印鑑証明書等））
(4) 開示請求者が任意代理人（法人の場合を除く）であるとき
任意代理人に係る上記(1)に掲げる書類に加え、本人からの委任状（実印が押印されたもの）及び本人の印鑑登録証明書★
（実印によることが困難な場合は、窓口へご相談ください。）
(5) 開示請求者が任意代理人（法人の場合）であるとき
(ア) 窓口に来る方に係る上記(1)に掲げる書類
(イ) 任意代理人の資格を証明する上記(4)に掲げる書類
(ウ) 窓口に来る者が当該法人を代表していることを確認し得る書類
開示するかどうかの決定
実施機関は、保有個人情報開示請求書の提出があった日から30日以内に開示するかどうかの決定を行い（やむを得ない理由があるときは、決定期間を延長する場合があります。）、その決定の結果と、開示する日時・場所を文書でお知らせします。
開示の実施
次の2つの方法で開示を受けることができます。開示請求時にお申し出いただくか、開示決定時に希望の方法を伺います。
窓口での開示
開示（閲覧・視聴・聴取又は写しの交付等）を受けるときは、「保有個人情報の開示をする旨の決定について（通知）」及び本人確認書類を持参してください。
個人情報の閲覧・視聴・聴取は無料です。写しの交付等を申請された場合は、実費をいただきます。
開示決定通知のあった日から、90日を経過しますと、開示を受けることができなくなりますので、ご留意願います。
郵送による開示
日本郵便株式会社の「本人限定受取郵便」を利用することを条件に、開示請求者の住所へ郵送することにより、開示決定等のあった個人情報が記載された行政文書の写しの交付を受けることができます。ただし、この場合、閲覧・視聴・聴取のみによる開示はできません。
なお、本人限定受取郵便は配達時に身分証明書等により本人確認を実施するとともに、基本料金、一般書留加算料金及び本人限定受取加算料金の総額を、郵送料として開示請求者にご負担いただきますのでご注意ください。料金は写しの交付にかかる実費と合わせて計算してご案内いたします。
（本人限定受取郵便の詳細は日本郵便株式会社のホームページをご覧下さい。）
訂正の請求
開示を受けた自分の個人情報に事実の誤りがある場合は、保有個人情報訂正請求書を提出することで、その訂正を請求することができます（評価、判断に関する情報は訂正の対象とはなりません。）。
手続は開示請求と同様です。決定期限は原則として30日です。
利用停止の請求
開示を受けた自分の情報の取扱いが不適正であると認める方は、保有個人情報利用停止請求書を提出することでその実施機関に対し、自分の情報の利用の停止、消去または提供の停止（以下「利用停止」と総称します。）を請求することができます。
手続は開示請求と同様ですが、「取扱いが不適正である」とは、実施機関が保有の制限（法第61条第2項）、不適正利用の禁止（法第63条）、適正な取得（法第64条）、利用及び提供の制限（法第69条第1項及び第2項）、外国にある第三者への提供の制限（法第71条第1項）の各規定に違反して個人情報を取り扱っている場合です。決定期限は原則として30日です。
審査請求
請求に対する決定又は不作為について不服がある方は、行政不服審査法による審査請求ができます。
実施機関は、審査請求があった場合、仙南地域広域行政事務組合情報公開・個人情報保護審査会の意見を聴いて、再度開示、訂正または利用停止するかどうか裁決します。
参考情報
・仙南地域広域行政事務組合個人情報の保護に関する法律施行条例【PDF/134KB】
・仙南地域広域行政事務組合個人情報の保護に関する法律施行条例施行規程【PDF/635KB】
（上記の規程は、理事会の事務部局向けですが、他の部局もこの規程を準用しています。）
・仙南地域広域行政事務組合情報公開・個人情報保護審査会条例【PDF/143KB】
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